Процесс оформления внешнеторговых документов

- Apr 16, 2019-

1. Запрос клиента. Как правило, перед выполнением Заказа клиента необходимо выполнить запрос Заказа в бизнес-отделе для получения подробного понимания.


2. Предложение: бизнес-отдел незамедлительно отвечает на запрос клиента, чтобы определить название продукта, модель, производителя, количество, дату доставки, способ оплаты, спецификации упаковки и тип шкафа. Peroforma Invoice делает официальное предложение для клиента.


3. Получить заказ: После проведения переговоров, получить официальный заказ клиента perchase Order.


4. Производственный заказ: После того, как заказ клиента будет подтвержден, фабрика разместит заказ и организует производственный план.


5. Утверждение бизнеса: После получения заказа, бизнес-отдел сначала формирует форму обзора бизнеса. Согласно «Форме проверки экспортных контрактов», пункты заполняются в максимально возможной степени. Подтверждение договора должно сопровождаться факсом заказа клиента и договором купли-продажи с фабрикой. Форма аудита должна быть подписана продавцом, утверждена руководителем отдела и передана в отдел управления для проверки перед выполнением. Если сумма велика или если есть условия, такие как предоплата и комиссия, она должна быть утверждена генеральным менеджером компании. После утверждения контракта оформляется заказ на продажу, который передается сотрудникам отдела процесса для последующего контроля.


6. Выпуск производственного уведомления: После подтверждения даты поставки, бизнес-отдел может выдать производственное уведомление, если соблюдены следующие условия, и уведомить фабрику о своевременном производстве:


6.1. Если клиент является аккредитивом, обычно подтверждается, что аккредитив был получен за один месяц до даты поставки. После получения аккредитива продавец и документальный фильм должны отдельно изучить аккредитив, чтобы проверить, существует ли он. Если ошибка сделана, дата доставки может быть гарантирована, и другие возможные проблемы, если есть какие-либо проблемы, пожалуйста, немедленно позвоните гостю.


6.2: Если это клиент T / T, подтвердите, что депозит был получен.


6.3. Если клиент вносит депозит или забирает деньги через банк D / A и т. Д., Он должен быть подтвержден менеджером.


7. Осмотр:


7.1. За неделю до даты поставки инспектор компании должен быть уведомлен для проверки товара.


7.2: Если клиент хочет осмотреть товар самостоятельно или назначенным инспекторским персоналом, он должен проверить товар и сообщить отделу планирования о дате проверки за одну неделю до даты поставки.


7.3: Если клиент назначает стороннюю инспекционную компанию или справедливую инспекцию, пожалуйста, свяжитесь с инспекционной компанией за две недели до даты поставки, чтобы назначить встречу, чтобы убедиться, что время запланировано до даты поставки. После определения уведомить фабрику о времени проверки.


8. Подготовьте основной файл. Информация об упаковке, предоставляемая фабрикой, изготовление экспортных контрактов, экспорт коммерческих счетов, упаковочный лист и другие документы (должны быть составлены коммерческим клерком и переданы в документальный фильм).


9. Товарная инспекция: если это национальный законный товарный продукт, он должен разъяснить требования к товарной инспекции при размещении заказа на заводе и предоставить контракт на экспортную инспекцию, счет-фактуру и другие материалы, необходимые для товарной инспекции. Кроме того, в будущем необходимо сообщить фабрике порт экспорта продукции, что удобно для фабрики при проведении товарной инспекции. Сертификат / полоса проверки товара должен быть получен за неделю до отгрузки.


10. Фрахтование бронирования:


10.1. Если с гостем заключен договор F ****** КИТАЙ, заказчику обычно назначается агентство по доставке или транспортная компания. Вам следует как можно скорее связаться с экспедитором, чтобы сообщить о намерении доставки, понять, какой порт экспорта будет организован, график и т. Д. Q подтвердите, может ли доставка фабрики быть осуществлена раньше, чем, по крайней мере, за одну неделю до начала плавания, и может ли график доставки соответствовать запросу клиента. Период доставки. Письменное уведомление о заказе (ING ORDER) должно быть отправлено транспортной компании за две недели до даты поставки, как правило, с фиксированным документом заказа за одну неделю до открытия судна.


10,2. Если фрахт оплачен продавцом, вам следует как можно скорее проконсультироваться с компанией-перевозчиком или компанией-перевозчиком относительно графика доставки, ставки фрахта, порта отправления и т. Д. После сравнения выберите компанию-перевозчик с выгодной ценой, хорошо репутацию, а также подходящий график доставки и сообщить продавцу, чтобы сообщить гостям. Если вы не согласны, вы должны выбрать другую транспортную компанию, утвержденную гостем. За две недели до открытия судна письменный заказ фиксируется. Процедура та же, что и выше.


10.3. Если товара недостаточно для небольшого шкафа, когда вам нужно принять навалочный груз, задайте позицию для навалочных грузов транспортно-экспедиторской компании. Когда вы получаете складскую бумагу, вам нужно знать время окончания, требования к декларации складского хранения и так далее.


10.4. При заказе позиции в транспортной компании, чтобы избежать ошибок, вы должны отправить факсом документ с письменным заказом, в котором указано расписание запланированных поставок, тип и количество шкафов, порт назначения и т. Д.


11. Организовать трейлер:


11.1. После того, как товар завершен и товар осмотрен, компании-трейлеру доверено перевозить шкафы и загружать шкафы. Трейлерная компания должна выбрать безопасный


Компании с разумными ценами подписывают долгосрочные соглашения для обеспечения безопасности и пунктуальности. Трейлерной компании следует отправить по факсу следующую информацию: фиксированный документ о подтверждении / выдаче депозита, транспортная компания, фиксированный номер склада, доверенность буксирной тумбы, с указанием времени погрузки, типа и количества шкафа, адреса погрузки, таможенного брокера и порта отгрузки и скоро. Если есть инспекционная компания, которая смотрит на кабинет, необходимо указать, что не может быть поздно. И попросил вернуть копию информации кабинета, включая номер шкафа, номерной знак, водителя и контактный номер и т. Д.


11.2. Отправьте информацию о загрузке по факсу на завод, указав время шкафа, тип шкафа, номер заказа, номер заказа, номерной знак и контактный номер водителя.


11.3. После отправки с завода фабрика должна отправить по факсу уведомление о загрузке в бизнес-отдел, указав время отъезда контейнера с завода, фактическое количество загрузки и т. Д., А также записав номер упаковки и номер пломбы. в качестве информации коносамента. Не забудьте запомнить печать после загрузки фабрики.


12. Вверенная таможенная декларация. В то же время информация, необходимая для таможенной декларации, будет передана кооперативному таможенному брокеру, а экспортная декларация и товарная инспекция будут переданы для изменения порядка. Обычно для прохождения таможни требуется два дня (до того, как судно будет перехвачено). При доверении таможенной декларации должна быть предоставлена информация об упаковке, включая груз и загруженное количество, порт, судоходную компанию, фиксированный номер, номер шкафа, время открытия и закрытия судна, трейлерная компания, тип и количество шкафа, контактные лица компании и телефоны , так далее.

13. Получить товаросопроводительные документы:


13,1. Не позднее, чем через два дня после открытия судна, содержимое коносамента должно быть отправлено по факсу в транспортную компанию или экспедитора. Подача должна производиться в соответствии с требованиями аккредитива или клиента, а также с правильным количеством товара, а также с некоторыми особыми требованиями, в том числе с сертификатом судна, которое требуется транспортной компании для сопровождения коносамента ,


13,2. Контролировать транспортную компанию, чтобы оформить коносамент и фрахт как можно скорее. После тщательной проверки образца подтвердите содержание транспортной накладной в письменной форме в транспортную компанию. Если коносамент должен быть подтвержден заказчиком, коносамент должен быть сначала отправлен гостю по факсу, а затем транспортная компания должна представить оригинал.


13.3. Своевременно оплачивайте транспортные и прочие сборы и своевременно после оплаты уведомляйте транспортную компанию о получении транспортных документов, таких как коносамент. Оплата за доставку должна быть оформлена.


14. Подготовьте другие файлы


14.1. Коммерческие счета-фактуры: документы, требуемые аккредитивом, требуют наиболее строгих коммерческих счетов-фактур. Дата выставления счета должна быть определена после даты выдачи и до даты поставки. Описание товара в счете-фактуре должно быть точно таким же, как и в аккредитиве, а суммы в нижнем и верхнем регистре должны быть правильными. Условия счета на L / C должны быть отображены, и уловка должна быть отображена. Если счет должен быть заверен посольством другой стороны, обычно требуется подать заявку за 20 дней.


14.2. Сертификат происхождения FORMA: ФОРМА Сертификат происхождения должен быть представлен в Инспекционно-карантинное бюро для доставки до отгрузки. Следует отметить, что дата отгрузки должна быть раньше даты поставки аккредитива, а дата отгрузки - после даты выставления счета. Если вам не удалось обработать его до доставки, вы должны подать заявление на получение сертификата после выдачи, а также предоставить таможенную декларацию, коносамент и другие документы. Для товаров, переправляемых через Гонконг, сертификат FORM A обычно отправляется в Китайскую инспекционную компанию в Гонконге для дальнейшей подписи, что свидетельствует о том, что товары не были переработаны в Гонконге.


14.3. Общий сертификат происхождения: Общий сертификат происхождения может быть обработан в Совете по продвижению торговли Китая с более низкими требованиями. Может быть переиздан в течение короткого периода времени после отгрузки. Если сертификат происхождения должен быть подписан посольством, он должен быть обработан за 20 дней, как и счет-фактура.


14,4. Уведомление об отправке: как правило, в течение нескольких дней после открытия судна необходимо уведомить клиента о деталях отгрузки, включая название судна, количество рейсов, дату судна, ожидаемую дату прибытие, количество и количество товара, количество посылки, количество посылок, мотыга, агенты в порту назначения и т. д. Иногда аккредитиву требуется подтверждение доставки, например, отчет по факсу, заказ письма и т. д. ., обратите внимание на время, необходимое гостю.


14,5. Упаковочный лист: В упаковочном листе должно быть четко указано место упаковки товара. Чтобы отобразить количество каждого ящика, вес брутто, вес нетто и размер внешнего ящика каждого ящика. Общий объем, рассчитанный по размеру внешнего поля, должен соответствовать указанному общему объему. Для отображения трюка и номера ящика, чтобы гости могли его найти. Вес упаковочного листа совпадает с коносаментом.


15. счет:


15,1. В случае инкассо аккредитива полные документы должны быть подготовлены в течение установленного срока поставки, и документы должны быть тщательно проверены, чтобы убедиться в отсутствии ошибок, прежде чем они будут переданы в банк для переговоров.


15,2. Если используется сбор T / T, коносамент будет отправлен клиенту по факсу сразу после получения коносамента, а оригинал коносамента и другие документы будут отправлены гостю после подтверждения баланса.


15,3. Если T / T собирает иностранную валюту, необходимо собрать всю сумму, чтобы сделать кабинет. Получив коносамент, вы можете сразу же отправить гостю оригинал коносамента.


16. Регистрация бизнеса: каждый экспортный бизнес должен быть зарегистрирован вовремя после завершения, включая компьютерную регистрацию и письменную регистрацию, для последующего запроса и статистики.


17. Архивация документов. Все документы, аккредитивы и документы для ведения переговоров должны храниться в полном комплекте для проверки.


18. В документальном фильме следует обратить внимание на сбор изменений в тарифах на перевозку, графиках отгрузки, маршрутах и другой информации, чтобы обеспечить помощь для предложения продавца.